Meest voorkomende verzendfouten bij webshops

Het verzenden van pakketten lijkt simpel. Toch gaat het in webshops vaak mis op kleine details, bijvoorbeeld door het invullen van een verkeerd adres of onjuiste afmetingen. Het gevolg is vertraging, extra kosten en ontevreden klanten. Zonde, want veel verzendfouten zijn eenvoudig te voorkomen. In deze blog lees je de meest voorkomende fouten bij webshopverzending en hoe je ze voorkomt.

Adresfouten

Een correct adres is de basis van iedere bezorging. Toch worden adressen vaak verkeerd ingevoerd. Een typefout is zo gemaakt. Een huisnummer ontbreekt. Of een tussenvoegsel staat op de verkeerde plek. Dit leidt tot vertraging of retourzendingen. Niet iedere vervoerder levert bovendien op een postbus. Bij bpost kan dit wel, maar dat geldt niet altijd voor andere vervoerders. Het is dus belangrijk dat je verzendmethode en adres bij elkaar passen. Automatische adres controle kan deze fouten voorkomen. Het systeem geeft dan een melding dat het adres niet bekend is en corrigeert het. Zo verklein je de kans op mislukte bezorging.

Risico onverzekerd verzenden

Het verzenden van pakketten zonder verzekering kan risico’s met zich meebrengen, zeker wanneer je waardevolle producten verstuurt. Bij bpost zijn zendingen zonder extra garantie standaard beperkt beschermd: bij verlies of schade worden doorgaans enkel de verzendkosten terugbetaald en niet de waarde van de inhoud. Voor kostbare goederen kan het daarom verstandig zijn om even stil te staan bij extra bescherming. Met de optie “Met garantie” kan je de inhoud tot maximaal €500 laten vergoeden, naast de terugbetaling van de verzendkosten. Zo verstuur je niet alleen je pakket, maar ook met een gerust gevoel. Via Parcel Shipping kan je eenvoudig tijdens het aanmaken van je zending bij ‘Extra diensten’ een verzekering toevoegen en zelf het gewenste bedrag invullen. Op die manier bescherm je jouw waardevolle zending tegen onverwachte kosten bij beschadiging of verlies, een kleine extra stap die veel gemoedsrust kan opleveren.

Onduidelijke retourkosten

Als je een webshop hebt, is het goed om te weten dat het niet alleen gaat om producten versturen. Klanten moeten de kans krijgen om spullen terug te sturen als deze niet naar verwachting zijn, tot 14 dagen na ontvangst. Het is belangrijk dit retourrecht duidelijk aan je klanten te laten weten. Ook moet je de klanten vertellen dat ze het geld voor het product en de verzendkosten terug krijgen wanneer ze retourneren.. Als je dit niet doet, kun je problemen krijgen met de wet. De Autoriteit Consument & Markt (ACM) kan zelfs boetes geven aan winkels die deze regels niet volgen.

Hoewel het misschien lijkt alsof retouren slecht zijn voor je winkel, kunnen ze ook voordelen hebben. Een duidelijk retourbeleid kan meer klanten aantrekken en ze blijer maken. Veel mensen kijken naar het retourbeleid voordat ze iets kopen. Als jouw beleid goed en duidelijk is, kan dat dus echt helpen om meer klanten te krijgen. Het is ook slim om klanten genoeg tijd te geven om te beslissen of ze iets willen terugsturen. Veel mensen willen bijvoorbeeld minstens 30 dagen de tijd hebben. Als je klanten meer tijd geeft, sturen ze gek genoeg vaak juist minder terug. Dit komt omdat ze minder snel iets terugsturen als ze niet meteen hoeven te beslissen. Bol.com doet dit bijvoorbeeld en dat werkt goed voor hen. Dus, voor jouw webshop: zorg dat je duidelijk bent over hoe klanten spullen kunnen terugsturen en denk erover na om ze een ruime tijd te geven om te beslissen. Dit kan helpen om problemen te voorkomen en ervoor zorgen dat klanten tevreden zijn en blijven.

Communicatie bij zendingen

Veel consumenten ronden hun aankoop niet af als de verzendkosten pas later in het koopproces naar voren komen. Dit is een veelvoorkomend probleem. Daarom is het belangrijk om de verzendopties vooraf in je webshop te communiceren. Consumenten hebben tegenwoordig hoge verwachtingen en willen direct de voordelen van een aankoop bij jouw webshop zien. Zorg er dus voor dat je op de product pagina’s de belangrijkste informatie over je webshop logistiek deelt, zoals; de geschatte levertijd, verzendkosten, retourbeleid en de beschikbare voorraad van het product. Het is ook van belang om klanten goed op de hoogte te houden van de verzendstatus. Door proactieve communicatie zorgt je ervoor dat negatieve beoordelingen voorkomen worden. Verstuur bijvoorbeeld updates bij elke statuswijziging van het pakket, inclusief Track & Trace informatie.

Labels

Het direct aanmaken van een verzendlabel bij een vervoerder lijkt misschien de meest voor de hand liggende optie, maar dit kan onverwacht duur uitvallen. Vervoerders bieden vaak hogere tarieven voor klanten zonder contract, waardoor de kosten snel oplopen. Bovendien kan het krijgen van een voordelig contract met een vervoerder een uitdaging zijn, vooral voor kleinere webshops. Daarentegen biedt Parcel Shipping een goedkope en gebruiksvriendelijke oplossing. Door samenwerkingen met verschillende vervoerders kunnen webshops profiteren van lage tarieven zonder directe contracten met de vervoerders aan te gaan. Bovendien is Parcel Shipping eenvoudig te integreren met populaire e-commerce platforms, zoals Shopify en WooCommerce, wat het verzendproces verder nog makkelijker maakt!

Multi-shipment of multi-recipients

Een veelvoorkomende fout in het verzendproces van webshops is het afzonderlijk aanmaken van verzendlabels voor elke zending. Dit kost niet allen veel tijd, maar mist ook de kans op procesoptimalisatie, vooral wanneer je te maken hebt met meerdere zendingen die op hetzelfde moment verwerkt moeten worden. Een handige oplossing hiervoor is multi-shipment of multi-recipients. Hierdoor is  het mogelijk om in één keer verzendlabels te genereren voor meerdere pakketten of voor verschillende ontvangers.

Het gebruik van multi-shipment en multi-recipients opties stelt je in staat om efficiënter te werk te gaan door alle benodigde labels in één sessie te creëren. Dit verwijdert de noodzaak om voor elk pakket het verzendproces opnieuw te doorlopen, wat uiteindelijk leidt tot een aanzienlijke tijdsbesparing. Daarnaast draagt deze aanpak bij aan het verminderen van menselijke fouten. Door het proces te stroomlijnen en te automatiseren, verklein je de kans op fouten bij het invoeren van gegevens voor elk afzonderlijk label. Dit leidt niet alleen tot een hogere nauwkeurigheid in je verzendproces maar verhoogt ook de tevredenheid van je klanten door een betrouwbare levering te garanderen.

Verzendregels gevaarlijke goederen

Voor bepaalde producten gelden strengere verzendregels, vooral als het gaat om gevaarlijke stoffen. Dit zijn materialen die vanwege hun eigenschappen gevaar of schade kunnen veroorzaken, zoals brandbare, giftige of milieubelastende items. Voorbeelden hiervan zijn bepaalde verfsoorten, elektronica of lithiumbatterijen. Je moet altijd duidelijk aangeven wat je verzendt. Bij het versturen van gevaarlijke goederen is het invullen van een MSDS-sheet verplicht. Dit document geeft de vervoerder inzicht in de inhoud van je zending, waarmee bepaald wordt of deze als ‘gevaarlijk goed’ gezien wordt.

Een MSDS-formulier is een veiligheidsinformatieblad met zestien punten over de eigenschappen van het verzonden product. Naar aanleiding van dit blad beslist de vervoerder of je pakket verzonden mag worden. Verder moet je pakket een identificatienummer hebben, zoals een UN- of ID-nummer. Bij verzending via luchtvracht gelden nog strengere eisen. Weet je niet zeker of je product onder de categorie gevaarlijke goederen valt? Neem dan contact op met de klantenservice van de vervoerder. Zij kunnen bevestigen of dit het geval is en zullen je het benodigde MSDS-formulier toesturen. Dit zorgt niet alleen voor naleving van de regelgeving, maar helpt ook om onnodige risico’s en kosten te vermijden, terwijl je zorgt voor een veilige en succesvolle bezorging.