Meest voorkomende verzendfouten bij webshops

Het verzenden van pakketten lijkt simpel. Toch gaat het in webshops vaak mis op kleine details, bijvoorbeeld door het invullen van een verkeerd adres of onjuiste afmetingen. Het gevolg is vertraging, extra kosten en ontevreden klanten. Zonde, want veel verzendfouten zijn eenvoudig te voorkomen. In deze blog lees je de meest voorkomende fouten bij webshopverzending en hoe je ze voorkomt.

Adresfouten

Een correct adres is de basis van iedere bezorging. Toch worden adressen vaak verkeerd ingevoerd. Een typefout is zo gemaakt. Een huisnummer ontbreekt. Of een tussenvoegsel staat op de verkeerde plek. Dit leidt tot vertraging of retourzendingen. Niet iedere vervoerder levert bovendien op een postbus. Bij PostNL kan dit wel, maar dat geldt niet altijd voor andere vervoerders. Het is dus belangrijk dat je verzendmethode en adres bij elkaar passen. Automatische adres controle kan deze fouten voorkomen. Het systeem geeft dan een melding dat het adres niet bekend is en corrigeert het. Zo verklein je de kans op mislukte bezorging.

Onverwachte toeslagen

Veel webshops kiezen de goedkoopste verzendoptie. Dat lijkt logisch. Toch ontstaan hier vaak extra kosten. Vervoerders kijken namelijk niet alleen naar gewicht, maar ook naar volume. Een groot maar licht pakket kan daardoor duurder worden dan verwacht. Bij PostNL gelden vaste maximale afmetingen. Ga je daar overheen, dan valt je pakket in een hoger tarief. Ook als het gewicht lager is. Nauwkeurig meten en juiste invoer voorkomt toeslagen achteraf.

Één van de vervoerders die deze methode gebruikt is PostNL. Voor PostNL geldt dat pakketten tot een maximum van 23 kg en afmetingen van 100 cm x 58 cm x 70 cm geaccepteerd worden. Overschrijdt een pakket deze afmetingen, dan wordt een tarief voor zwaardere pakketten  berekend, zelfs als het  echte gewicht lichter is dan 23 kg. Pakketten die vallen onder het ‘zwaardere pakket’ tarief, met een gewicht tussen 23 en 31,5 kg en maximale afmetingen van 175 cm x 58 cm x 78 cm, zullen dus hogere verzendkosten met zich meebrengen. Dit wordt gezien als overschrijding van de maximale pakketdimensies. De extra toeslag op basis van gewicht of afmeting kan in het ergste geval oplopen tot €87,95 per pakket. Nauwkeurig meten en correcte invoer vooraf voorkomt deze onverwachte kosten achteraf.

Risico onverzekerd verzenden

Het verzenden van pakketten zonder verzekering kan risicovol zijn, vooral als het gaat om producten met een hoge waarde. Normaal gezien zijn pakketten niet verzekerd, waardoor je bij schade of verlies zelf voor de kosten opdraait. Dit kan leiden tot onverwachte verliezen, zowel voor de zending als voor de productwaarde. Afhankelijk van de vervoerder, zoals de kilovergoeding van PostNL, kun je soms een deel terugkrijgen, maar dit dekt bijna nooit de volledige kosten.

Voor kostbare goederen raden we altijd aan om te kiezen voor een verzekerde verzending. Dit geeft recht op een schadevergoeding mocht er toch iets misgaan. Via Parcel Shipping kan je bij het invullen van jouw gewenste vervoerdersopties aangeven dat je een pakket wil versturen en deze verzekerd wil hebben. Om het gewenste bedrag te selecteren kan je naar ‘Extra diensten’ om vervolgens bij ‘Verzekering’ het bedrag in te vullen. Zo bescherm je jezelf tegen onverwachte kosten door beschadiging of verlies.

Onduidelijke retourkosten

Als je een webshop hebt, is het goed om te weten dat het niet alleen gaat om producten versturen. Klanten moeten de kans krijgen om spullen terug te sturen als deze niet naar verwachting zijn, tot 14 dagen na ontvangst. Het is belangrijk dit retourrecht duidelijk aan je klanten te laten weten. Ook moet je de klanten vertellen dat ze het geld voor het product en de verzendkosten terug krijgen wanneer ze retourneren.. Als je dit niet doet, kun je problemen krijgen met de wet. De Autoriteit Consument & Markt (ACM) kan zelfs boetes geven aan winkels die deze regels niet volgen.

Hoewel het misschien lijkt alsof retouren slecht zijn voor je winkel, kunnen ze ook voordelen hebben. Een duidelijk retourbeleid kan meer klanten aantrekken en ze blijer maken. Veel mensen kijken naar het retourbeleid voordat ze iets kopen. Als jouw beleid goed en duidelijk is, kan dat dus echt helpen om meer klanten te krijgen. Het is ook slim om klanten genoeg tijd te geven om te beslissen of ze iets willen terugsturen. Veel mensen willen bijvoorbeeld minstens 30 dagen de tijd hebben. Als je klanten meer tijd geeft, sturen ze gek genoeg vaak juist minder terug. Dit komt omdat ze minder snel iets terugsturen als ze niet meteen hoeven te beslissen. Bol.com doet dit bijvoorbeeld en dat werkt goed voor hen. Dus, voor jouw webshop: zorg dat je duidelijk bent over hoe klanten spullen kunnen terugsturen en denk erover na om ze een ruime tijd te geven om te beslissen. Dit kan helpen om problemen te voorkomen en ervoor zorgen dat klanten tevreden zijn en blijven.

Communicatie bij zendingen

Veel consumenten ronden hun aankoop niet af als de verzendkosten pas later in het koopproces naar voren komen. Dit is een veelvoorkomend probleem. Daarom is het belangrijk om de verzendopties vooraf in je webshop te communiceren. Consumenten hebben tegenwoordig hoge verwachtingen en willen direct de voordelen van een aankoop bij jouw webshop zien. Zorg er dus voor dat je op de product pagina’s de belangrijkste informatie over je webshop logistiek deelt, zoals; de geschatte levertijd, verzendkosten, retourbeleid en de beschikbare voorraad van het product. Het is ook van belang om klanten goed op de hoogte te houden van de verzendstatus. Door proactieve communicatie zorgt je ervoor dat negatieve beoordelingen voorkomen worden. Verstuur bijvoorbeeld updates bij elke statuswijziging van het pakket, inclusief Track & Trace informatie.

Labels

Het direct aanmaken van een verzendlabel bij een vervoerder lijkt misschien de meest voor de hand liggende optie, maar dit kan onverwacht duur uitvallen. Vervoerders bieden vaak hogere tarieven voor klanten zonder contract, waardoor de kosten snel oplopen. Bovendien kan het krijgen van een voordelig contract met een vervoerder een uitdaging zijn, vooral voor kleinere webshops. Daarentegen biedt Parcel Shipping een goedkope en gebruiksvriendelijke oplossing. Door samenwerkingen met verschillende vervoerders kunnen webshops profiteren van lage tarieven zonder directe contracten met de vervoerders aan te gaan. Bovendien is Parcel Shipping eenvoudig te integreren met populaire e-commerce platforms, zoals Shopify en WooCommerce, wat het verzendproces verder nog makkelijker maakt!

Multi-shipment of multi-recipients

Een veelvoorkomende fout in het verzendproces van webshops is het afzonderlijk aanmaken van verzendlabels voor elke zending. Dit kost niet allen veel tijd, maar mist ook de kans op procesoptimalisatie, vooral wanneer je te maken hebt met meerdere zendingen die op hetzelfde moment verwerkt moeten worden. Een handige oplossing hiervoor is multi-shipment of multi-recipients. Hierdoor is  het mogelijk om in één keer verzendlabels te genereren voor meerdere pakketten of voor verschillende ontvangers.

Het gebruik van multi-shipment en multi-recipients opties stelt je in staat om efficiënter te werk te gaan door alle benodigde labels in één sessie te creëren. Dit verwijdert de noodzaak om voor elk pakket het verzendproces opnieuw te doorlopen, wat uiteindelijk leidt tot een aanzienlijke tijdsbesparing. Daarnaast draagt deze aanpak bij aan het verminderen van menselijke fouten. Door het proces te stroomlijnen en te automatiseren, verklein je de kans op fouten bij het invoeren van gegevens voor elk afzonderlijk label. Dit leidt niet alleen tot een hogere nauwkeurigheid in je verzendproces maar verhoogt ook de tevredenheid van je klanten door een betrouwbare levering te garanderen.

Verzendregels gevaarlijke goederen

Voor bepaalde producten gelden strengere verzendregels, vooral als het gaat om gevaarlijke stoffen. Dit zijn materialen die vanwege hun eigenschappen gevaar of schade kunnen veroorzaken, zoals brandbare, giftige of milieubelastende items. Voorbeelden hiervan zijn bepaalde verfsoorten, elektronica of lithiumbatterijen. Je moet altijd duidelijk aangeven wat je verzendt. Bij het versturen van gevaarlijke goederen is het invullen van een MSDS-sheet verplicht. Dit document geeft de vervoerder inzicht in de inhoud van je zending, waarmee bepaald wordt of deze als ‘gevaarlijk goed’ gezien wordt.

Een MSDS-formulier is een veiligheidsinformatieblad met zestien punten over de eigenschappen van het verzonden product. Naar aanleiding van dit blad beslist de vervoerder of je pakket verzonden mag worden. Verder moet je pakket een identificatienummer hebben, zoals een UN- of ID-nummer. Bij verzending via luchtvracht gelden nog strengere eisen. Weet je niet zeker of je product onder de categorie gevaarlijke goederen valt? Neem dan contact op met de klantenservice van de vervoerder. Zij kunnen bevestigen of dit het geval is en zullen je het benodigde MSDS-formulier toesturen. Dit zorgt niet alleen voor naleving van de regelgeving, maar helpt ook om onnodige risico’s en kosten te vermijden, terwijl je zorgt voor een veilige en succesvolle bezorging.