Het efficiënt verzenden van pakketten speelt een belangrijke rol in het succes van elke webshop. Ondanks alle inspanningen kunnen eenvoudige vergissingen onverwachte problemen veroorzaken. Het gevolg is dat er extra kosten of klantontevredenheid kan ontstaan. Deze blog bespreekt de 8 veelvoorkomende fouten in webshopverzendingen en biedt praktische oplossingen om deze te vermijden, waarmee je zowel tijd als geld bespaart en de service aan je klanten verbetert.
- Fouten in het adres door onnauwkeurige invoering
- Onverwachte toeslagen door verkeerde verzendopties
- Het risico van onverzekerde zendingen
- Retourkosten die over het hoofd worden gezien
- Het belang van heldere communicatie bij zendingen
- Een label direct bij de vervoerder aanmaken
- Het maken van een label voor multi shipment of multi-recipients
- Het verzenden van gevaarlijke goederen tegen de regels in
1. Fouten in het adres door onnauwkeurige invoering
Een correct adres is de sleutel tot een succesvolle bezorging. Helaas komen fouten in adressen vaak voor, van simpele typefouten tot het vergeten van belangrijke details zoals tussenvoegsels. Deze fouten kunnen leiden tot vertragingen, verkeerde leveringen, of het verlies van het pakket. Om dit te voorkomen, biedt Parcel Shipping adresverificatie. Ons platform controleert en corrigeert adressen automatisch, waardoor de kans op fouten enorm afneemt.
Niet alle vervoerders brengen pakketten naar postbussen; PostNL is een voorbeeld van een vervoerder die de mogelijkheid geeft om pakketten bij postbussen af te leveren. Dit is een belangrijk detail om rekening mee te houden bij het kiezen van je verzendmethode. Daarnaast is het van belang om altijd te controleren op tikfouten en ervoor te zorgen dat alle delen van een adres, inclusief eventuele tussenvoegsels, correct zijn ingevoerd. Door deze zorgvuldige benadering zorg je ervoor dat elk pakket zijn bestemming bereikt.
2. Onverwachte toeslagen door verkeerde verzendopties
Het kiezen van de verkeerde verzendoptie, zoals verkeerde dimensies, kan onverwacht hoge kosten met zich meebrengen. Vaak gaan webshops voor de goedkoopste optie, zonder te denken aan extra toeslagen. Een pakket dat toch te groot of zwaar is, kan leiden tot extra kosten vanwege de ingewikkelde afhandeling.
Bij het verzenden van pakketten is het niet alleen het daadwerkelijke gewicht dat telt, maar ook het volumegewicht speelt een belangrijke rol. Het volumegewicht berekent de verzendkosten op basis van de afmetingen – lengte, breedte en hoogte – vermenigvuldigd met elkaar, wat vooral belangrijk wordt bij grote, maar lichte pakketten. Hierdoor kan het tarief van een licht pakket alsnog gebaseerd zijn op het volumegewicht, wat vaak hoger uitvalt.
Één van de vervoerders die deze methode gebruikt is PostNL. Voor PostNL geldt dat pakketten tot een maximum van 23 kg en afmetingen van 100 cm x 58 cm x 70 cm geaccepteerd worden. Overschrijdt een pakket deze afmetingen, dan wordt een tarief voor zwaardere pakketten berekend, zelfs als het echte gewicht lichter is dan 23 kg. Pakketten die vallen onder het ‘zwaardere pakket’ tarief, met een gewicht tussen 23 en 31,5 kg en maximale afmetingen van 175 cm x 58 cm x 78 cm, zullen dus hogere verzendkosten met zich meebrengen.
3. Het risico van onverzekerde zendingen
Het verzenden van pakketten zonder verzekering kan risicovol zijn, vooral als het gaat om producten met een hoge waarde. Normaal gezien zijn pakketten niet verzekerd, waardoor je bij schade of verlies zelf voor de kosten opdraait. Dit kan leiden tot onverwachte verliezen, zowel voor de zending als voor de productwaarde. Afhankelijk van de vervoerder, zoals de kilovergoeding van PostNL, kun je soms een deel terugkrijgen, maar dit dekt bijna nooit de volledige kosten.
Voor kostbare goederen raden we altijd aan om te kiezen voor een verzekerde verzending. Dit geeft recht op een schadevergoeding mocht er toch iets misgaan. Via Parcel Shipping kan je bij het invullen van jouw gewenste vervoerdersopties aangeven dat je een pakket wil versturen en deze verzekerd wil hebben. Om het gewenste bedrag te selecteren kan je naar ‘Extra diensten’ om vervolgens bij ‘Verzekering’ het bedrag in te vullen. Zo bescherm je jezelf tegen onverwachte kosten door beschadiging of verlies.
4. Retourkosten die over het hoofd worden gezien
Als je een webshop hebt, is het goed om te weten dat het niet alleen gaat om producten versturen. Klanten moeten de kans krijgen om spullen terug te sturen als deze niet naar verwachting zijn, tot 14 dagen na ontvangst. Het is belangrijk dit retourrecht duidelijk aan je klanten te laten weten. Ook moet je de klanten vertellen dat ze het geld voor het product en de verzendkosten terug krijgen wanneer ze retourneren.. Als je dit niet doet, kun je problemen krijgen met de wet. De Autoriteit Consument & Markt (ACM) kan zelfs boetes geven aan winkels die deze regels niet volgen.
Hoewel het misschien lijkt alsof retouren slecht zijn voor je winkel, kunnen ze ook voordelen hebben. Een duidelijk retourbeleid kan meer klanten aantrekken en ze blijer maken. Veel mensen kijken naar het retourbeleid voordat ze iets kopen. Als jouw beleid goed en duidelijk is, kan dat dus echt helpen om meer klanten te krijgen.
Het is ook slim om klanten genoeg tijd te geven om te beslissen of ze iets willen terugsturen. Veel mensen willen bijvoorbeeld minstens 30 dagen de tijd hebben. Als je klanten meer tijd geeft, sturen ze gek genoeg vaak juist minder terug. Dit komt omdat ze minder snel iets terugsturen als ze niet meteen hoeven te beslissen. Bol.com doet dit bijvoorbeeld en dat werkt goed voor hen.
Dus, voor jouw webshop: zorg dat je duidelijk bent over hoe klanten spullen kunnen terugsturen en denk erover na om ze een ruime tijd te geven om te beslissen. Dit kan helpen om problemen te voorkomen en ervoor zorgen dat klanten tevreden zijn en blijven.
5. Het belang van heldere communicatie bij zendingen
Veel consumenten ronden hun aankoop niet af als de verzendkosten pas later in het koopproces naar voren komen. Dit is een veelvoorkomend probleem. Daarom is het belangrijk om de verzendopties vooraf in je webshop te communiceren.
Consumenten hebben tegenwoordig hoge verwachtingen en willen direct de voordelen van een aankoop bij jouw webshop zien. Zorg er dus voor dat je op de productpagina’s de belangrijkste informatie over je webshop logistiek deelt, zoals:
- De geschatte levertijd
- Verzendkosten
- Retourbeleid
- De beschikbare voorraad van het product
Het is ook van belang om klanten goed op de hoogte te houden van de verzendstatus. Door proactieve communicatie zorgt je ervoor dat negatieve beoordelingen voorkomen worden. Verstuur bijvoorbeeld updates bij elke statuswijziging van het pakket, inclusief Track & Trace informatie.
6. Een label direct bij de vervoerder aanmaken
Het direct aanmaken van een verzendlabel bij een vervoerder lijkt misschien de meest voor de hand liggende optie, maar dit kan onverwacht duur uitvallen. Vervoerders bieden vaak hogere tarieven voor klanten zonder contract, waardoor de kosten snel oplopen. Bovendien kan het krijgen van een voordelig contract met een vervoerder een uitdaging zijn, vooral voor kleinere webshops.
Daarentegen biedt Parcel Shipping een goedkope en gebruiksvriendelijke oplossing. Door samenwerkingen met verschillende vervoerders kunnen webshops profiteren van lage tarieven zonder directe contracten met de vervoerders aan te gaan. Bovendien is Parcel Shipping eenvoudig te integreren met populaire e-commerce platforms, zoals Shopify en WooCommerce, wat het verzendproces verder nog makkelijker maakt!
7. Het maken van een label voor Multi-shipment of Multi -recipients
Een veelvoorkomende fout in het verzendproces van webshops is het afzonderlijk aanmaken van verzendlabels voor elke zending. Dit kost niet allen veel tijd, maar mist ook de kans op procesoptimalisatie, vooral wanneer je te maken hebt met meerdere zendingen die op hetzelfde moment verwerkt moeten worden. Een handige oplossing hiervoor is multi-shipment of multi-recipients. Hierdoor is het mogelijk om in één keer verzendlabels te genereren voor meerdere pakketten of voor verschillende ontvangers.
Het gebruik van multi-shipment en multi-recipients opties stelt je in staat om efficiënter te werk te gaan door alle benodigde labels in één sessie te creëren. Dit verwijdert de noodzaak om voor elk pakket het verzendproces opnieuw te doorlopen, wat uiteindelijk leidt tot een aanzienlijke tijdsbesparing.
Daarnaast draagt deze aanpak bij aan het verminderen van menselijke fouten. Door het proces te stroomlijnen en te automatiseren, verklein je de kans op fouten bij het invoeren van gegevens voor elk afzonderlijk label. Dit leidt niet alleen tot een hogere nauwkeurigheid in je verzendproces maar verhoogt ook de tevredenheid van je klanten door een betrouwbare levering te garanderen.
8. Het verzenden van gevaarlijke goederen tegen de regels in
Voor bepaalde producten gelden strengere verzendregels, vooral als het gaat om gevaarlijke stoffen. Dit zijn materialen die vanwege hun eigenschappen gevaar of schade kunnen veroorzaken, zoals brandbare, giftige of milieubelastende items. Voorbeelden hiervan zijn bepaalde verfsoorten, elektronica of lithiumbatterijen.
Je moet altijd duidelijk aangeven wat je verzendt. Bij het versturen van gevaarlijke goederen is het invullen van een MSDS-sheet verplicht. Dit document geeft de vervoerder inzicht in de inhoud van je zending, waarmee bepaald wordt of deze als ‘gevaarlijk goed’ gezien wordt.
Een MSDS-formulier is een veiligheidsinformatieblad met 16 punten over de eigenschappen van het verzonden product. Naar aanleiding van dit blad beslist de vervoerder of je pakket verzonden mag worden. Verder moet je pakket een identificatienummer hebben, zoals een UN- of ID-nummer
Bij verzending via luchtvracht gelden nog strengere eisen. Weet je niet zeker of je product onder de categorie gevaarlijke goederen valt? Neem dan contact op met de klantenservice van de vervoerder. Zij kunnen bevestigen of dit het geval is en zullen je het benodigde MSDS-formulier toesturen. Dit zorgt niet alleen voor naleving van de regelgeving, maar helpt ook om onnodige risico’s en kosten te vermijden, terwijl je zorgt voor een veilige en succesvolle bezorging.